Fiches synthétiques

Fiche n° 0 - Responsabilités respectives de l'employeur et de l'assureur

  • Date : 02-06-2009

  • MAJ : 01-06-2016

Fiches synthétiques : le dossier

Employeur

La responsabilité de l'employeur est de gérer :

  • L'adhésion des salariés.

  • Les modifications des informations concernant les salariés.

  • Le précompte des cotisations des salariés.

  • Les modifications de situation des salariés et/ou de leurs ayants droit.

  • Le paiement des cotisations à l'assureur.

  • Les réclamations sur les domaines ci-dessus.

  • Les demandes annuelles de renouvellement des dispenses.

Sur les processus de sa responsabilité, il doit s'assurer des actions citées ci-après :

Adhésion des actifs

  • Remise au salarié du bulletin d'adhésion et de la notice transmise par l'assureur.

  • Vérification de la complétude des pièces justificatives pour l'adhésion.

  • Transmission à l'assureur du bulletin d'adhésion signé par l'employeur et le salarié ainsi que les pièces justificatives.

Modification des adhésions

  • Transmission du bulletin de modification à la demande du salarié (Si possible 15 jours avant le changement de situation).

  • Vérification de la complétude des pièces justificatives.

  • Transmission à l'assureur du bulletin de modification signé par l'employeur et le salarié ainsi que les pièces justificatives.

Radiation des adhésions

  • Récupération des cartes TP restituées par les salariés radiés

  • Transmission du bordereau de radiation signé par l'employeur à l'assureur. (Si possible 15 jours avant le changement de situation) .

  • Remise d'un bulletin d'adhésion au régime des anciens salariés ou d'un bulletin d'adhésion facultative pour les cas de suspensions de contrat de travail qui en relèvent.

  • Information des adhérents sur le montant des cotisations

  • Proposer la portabilité aux salariés sortant et pouvant bénéficier d'une allocation de Pôle emploi

Paiement et déclaration des cotisations

  • Calcul et prélèvement des cotisations précomptées sur le salaire.

  • Virement des cotisations mensuelles sur le compte de l'assureur

  • Envoi du bordereau des cotisations avant le dernier jour ouvré du mois à l'assureur.

  • Rapprochement des données de l'organisme avec celles du fichier restitué par l'assureur.

Dans tous les cas :

  • Contrôle de la complétude des pièces et procède à l'archivage de celles-ci.

  • Traite les questions directes des salariés et les réclamations qui relèvent de son champ de responsabilité.

  • Se rapproche de l'assureur en cas d'impayés de cotisations, d'écarts, de cas particuliers.

  • Informe les salariés sur l'adhésion au régime des anciens salariés et sur les possibilités d'adhésion facultatives. Les informe également du droit à la portabilité pour les salariés sortant pouvant bénéficier d'un droit aux allocations chômage.

Assureur

La responsabilité de l'assureur est de gérer :

  • Le paiement des prestations.

  • La réclamation des pièces justificatives annuelles pour les enfants (limites d'âge et handicap) et les conjoints à charge.

  • Les réclamations et les questions qui relèvent du domaine des prestations.

  • Le régime des anciens salariés et des adhésions facultatives associées, dans sa globalité (adhésion, cotisation, prestation, radiation).

Sur les processus de sa responsabilité, il doit s'assurer des actions citées ci-après :

Adhésion des actifs

  • Réception des pièces transmises par le gestionnaire RH et vérification.

  • Envoi de la carte de tiers payant à l'adhérent pour lui et ses ayants droit.

  • Gestion des prestations et des réclamations.

Modification des adhésions

  • Traitement des modifications.

  • Renvoi d'une carte de tiers payant au salarié, si nécessaire, qui intègre les modifications.

Radiation des adhésions

  • Réception des pièces justificatives et radiation de l'adhérent et de ses ayants droit.

Contrôle des informations détaillées du fichier mensuel

  • Détecte les écarts entre les données du fichier transmis par le gestionnaire RH et les données qu'il gère.

  • Restitue au gestionnaire RH de l'organisme, le fichier avec les écarts constatés.

Dans tous les cas :

  • Contrôle la complétude des pièces et procède à l'archivage de celles-ci.

  • Traite les questions directes des salariés et les réclamations qui relèvent de son champ de responsabilité.

  • Se rapproche de l'employeur en cas d'impayés de cotisations, d'écarts, de cas particuliers.

  • Informe les salariés sur l'adhésion au régime des anciens salariés et sur les possibilités d'adhésion facultative.

  • Informe dans un délai de 2 mois, les salariés en fin de portabilité de la possibilité d'adhérer au régime des anciens salariés