Fiches synthétiques

Fiche n° 13 - Fichier mensuel échangé avec l'assureur

  • Date : 02-06-2009

  • MAJ : 01-06-2016

Fiches synthétiques : le dossier

Définition

Sont échangées mensuellement sur la base du mois de paie, les informations qui permettent à l'organisme et à l'assureur de contrôler la cohérence de celles-ci.

L'objectif est de vérifier que les données contenues dans le SI de paie et celui de l'assureur convergent pour éviter les réclamations et corriger les écarts constatés.

Règles de gestion

Le fichier est transmis par l'organisme à son assureur avant le dernier jour ouvré du mois.

Le fichier est complété par l'assureur qui précise pour les données en écart un libellé d'erreur. L'assureur retourne le fichier à l'organisme avant ou au plus tard le dernier jour du mois suivant le mois de transmission.

Les libellés d'erreur (cf. A6-Annexe) :

« Au niveau des enregistrements détail : »

Agent inconnu : les données relatives à l'agent n'existent pas dans le SI de l'assureur

Divergence NOSS : le numéro SS détenu par l'assureur est différent de celui déclaré

Divergence Clé SS : la clé SS détenue par l'assureur est différente de celle déclarée

Divergence date de naissance : la date de naissance détenue par l'assureur est différente de celle déclarée (Isolée, famille)

Divergence type de cotisation : le type de cotisation enregistré par l'assureur est différent de celui déclaré

Affiliation non enregistrée (date d'entrée) : l'agent est connu dans le SI assureur, mais il n'y a pas d'affiliation à l'organisme déclarant

Sortie d'Entreprise (date de sortie) : la prise en compte de la sortie de l'Entreprise n'a pas été enregistrée dans le SI assureur

Divergence facultatifs : le nombre de cotisants facultatifs est différent de celui attendu par l'assureur (concerne principalement la cotisation du conjoint non à charge)

Divergence cotisations facultatifs (contrôle non systématique) : le montant des forfaits précomptés diffère de la somme des forfaits unitaires Divergence de SIRET : l'agent est connu dans le SI assureur sur un autre numéro SIRET

Divergence régime SS (régime général et Alsace Moselle) : l'agent est connu dans le SI assureur sur un autre code régime

Pour les cas de rejet du fichier après analyse de l'entête du fichier

Divergence de SIREN : l'organisme est connu dans le SI de l'assureur sous un autre numéro.

Erreur de SIREN assureur : le SIREN n'est pas correct ou le fichier transmis n'a pas été transmis au bon assureur.

Terme et séquence : le fichier présenté a déjà été traité pour ce terme et cette séquence.

Erreur de structure du fichier : le fichier transmis n'est pas conforme à la définition attendue, il manque l'enregistrement en-tête ou l'enregistrement fin de fichier.

Le gestionnaire RH est chargé de traiter les erreurs détectées.

En cas d'écart inexpliqué ou délicat à analyser, le gestionnaire RH se rapproche directement de l'assureur.

Attention : ce fichier doit être traité impérativement chaque mois

Cas Particuliers

Néant.

Documents à remettre au salarié, à conserver

Néant.

Documents de référence :

Processus P07 – Calcul du paiement des cotisations des salaries actifs.

Annexe 3 – Procédure de transmission des fichiers.

Annexe 6 – Déclaration mensuelle détaillée (aide à la correction des anomalies).

Guide du Système d'information relatif aux échanges de fichier mensuel entre l'organisme et l'assureur.

Notes internes de l'organisme :

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